Bên cạnh kỹ năng giao tiếp trực tiếp, kỹ năng viết Email tiếng Anh thương mại rõ ràng và lịch sự là thước đo sự chuyên nghiệp của mỗi nhân sự khi làm việc cùng khách hàng hoặc đối tác nước ngoài.
Cấu trúc 5 phần chuẩn mực khi viết Email tiếng Anh thương mại
1. Tiêu đề Email (Subject Line) rõ mục đích
Tiêu đề cần tóm gọn nội dung chính trong 6–10 từ để người nhận nắm bắt mức độ ưu tiên ngay lập tức:
- [Project Alpha] Updated Proposal & Timeline for Review
- Meeting Request: Partnership Discussion on Thursday, March 26
2. Lời chào mở đầu (Salutation) và câu dẫn lịch sự
- Dear Mr. Harrison / Dear Marketing Team,
- I hope this email finds you well and having a productive week.
3. Nêu trực tiếp mục đích chính (Purpose of Email)
- I am writing to follow up on our conversation regarding…
- Please find attached the revised quotation for your review.
4. Lời kêu gọi hành động (Call to Action) và thời hạn phản hồi
- Could you please confirm if the proposed schedule works for your team by Wednesday?
- Please let me know if you need any further clarification.
5. Kết thư trang trọng (Sign-off)
Sử dụng các cụm từ chuẩn mực như Best regards, Warm regards, Sincerely kèm chữ ký đầy đủ chức danh và số điện thoại liên hệ.
Lưu ý giúp Email công sở luôn súc tích và chuyên nghiệp
Hãy ưu tiên chia đoạn ngắn 2–3 dòng và dùng danh sách gạch đầu dòng (Bullet points) khi liệt kê từ 3 ý trở lên. Xem thêm lộ trình rèn luyện kỹ năng giao tiếp công sở tại Chương trình Tiếng Anh Người Đi Làm của trung tâm.
